Alfonso Alcántara es psicólogo organizacional y consultor en empleo, orientación profesional, coaching y motivación laboral. Escribe el blog Yoriento.com que cuenta con más de 500 artículos y mantiene una intensa actividad personal y profesional en la web social. Con el paso del tiempo se ha ganado a pulso un puesto entre los blogs más reconocidos entre la temática de organización y productividad. Es precisamente esta la faceta que queremos explorar en esta entrevista, que más que en una entrevista termina convirtiendose en una clase magistral que no tiene desperdicio. Vamos pues, con dicha entrevista:
Entrevista a Alfonso Alcantara:
[Moviéndonos] Si algo nos queda claro repasando tu blog es que consigues organizarte de un modo eficiente y que para ello sigues un método, ¿cómo lo haces?
[Yoriento] En primer lugar, quiero daros las gracias por invitarme a hablar sobre planificación profesional en un blog como Moviéndonos que se ha convertido en una referencia en el campo de la productividad en muy poco tiempo. 
Trabajo en el Servicio Andaluz de Empleo y compatibilizo esta ocupación con la de consultor y formador en orientación profesional, búsqueda de trabajo y motivación laboral en las organizaciones. Además como ya sabéis estoy muy implicado en el mundo de los blogs con Yoriento y OPR, y en la web social vía Twitter o Facebook. Este nivel de dedicación en actividades diversas me obliga a preocuparme por organizar mi tiempo y mejorar mi productividad personal.
La baja productividad tiene mucho que ver con la procrastinación, que es la continua evitación y retraso de las tareas pendientes y que en el mejor de los casos acaban haciéndose con ansiedad o disgusto al final, cuando “el plazo termina”. Desde mi punto de vista los tres factores que más influyen en la productividad, también en la mía, tienen que ver con el “autocontrol”, la microplanificación y la “priorización cotidiana”.
1. El concepto autocontrol proviene de la psicología conductual. El error organizativo más frecuente es dejar las tareas más importantes o prioritarias para el final de las sesiones de trabajo. Un mejor autocontrol exigiría invertir el orden. Digamos que “si empiezas el día tragándote una rana viva, el resto del día te parecerá mejor”. En mi caso intento predicar con el ejemplo e iniciar mis sesiones de trabajo con las actividades que “tocan”, aunque sean desagradables. Como suelo recomendar, empieza dedicando sólo 5 minutos a esa tarea que te cuesta y tras ese tiempo es probable que sigas trabajando en ella
2. Por otro lado, el problema de microplanificación tiene que ver con dedicar espacios de tiempo demasiado largos a tareas que deberían partirse en trozos pequeños, y con no aplicar suficiente reforzamiento o descanso entre períodos de trabajo. Cada persona debe conocer sus límites de concentración y “frescura”. En mi caso suelo desarrollar sesiones de trabajo de una o dos horas (depende de la dificultad de la tarea) y entre ellas dedico algunos minutos a actividades placenteras: andar por Twitter, leer artículos de otros blogs en el Google Reader, tomar un poco de fruta o incluso ver un episodio de alguna serie favorita en el caso de que me “lo haya ganado”.
3. Mi actitud productiva diaria se basa en una herramienta sencilla pero potente: responder a la pregunta ¿qué debería estar haciendo justo en este momento? Obviamente la respuesta tendrá mucho que ver con los objetivos que me haya fijado, los cuales convierto en proyectos o listas de tareas entre las que voy priorizando. Cuando tengo dudas sobre cuál es el proyecto o tarea a las que debería estar dedicando atención en un momento dato, comparo entre las que tengo pendientes, decido y voy ajustando el orden de ejecución de esos proyectos y tareas. En este sentido, la aplicación Tasks de Google permite reordenar fácilmente con las teclas Control+up o Control+down.
[Moviéndonos] Dentro de las muchas opciones para organizarse existentes, ¿qué prefieres, las de toda la vida o las más modernas y 2.0?
[Yoriento] Una mezcla de ambas porque hasta el momento utilizaba una antigua Palm Zire, un organizador muy sencillo (pero efectivo) de proyectos y tareas, y un gestor de agenda que ni siquiera tiene posibilidad de navegar por Internet ni funciona como teléfono. Pero ya estoy esperando una HTC Magic con Android, sobre la que ya habéis posteado en vuestro blog, y que me permitirá estar siempre conectado y gestionar en movilidad las aplicaciones 2.0 que utilizo habitualmente, muchas del universo Google. Cito algunas de las que creo tienen más peso en mi organización diaria:
1. Tasks de Google, que además ya están integradas con Gmail, la aplicación de correo, y con Google Calendar.
2. Google Reader, el lector de feeds que me permite seguir más de 500 blogs priorizando las lecturas. He probado Feedly pero de momento me quedo con el Reader.
3. Los Docs de Google, tanto el procesador de textos como la hoja de cálculo, que me permiten acceder en cualquier sitio y compartir los documentos con otras personas. De estos docs hago “copias de seguridad” de forma continua que guardo en local gracias a la aplicación Gears, que además te permite trabajar offline. Aunque últimamente para sincronizar y compartir documentos online entre diferentes ordenadores también estoy utilizando Dropbox.
4. Utilizo TweetDeck como aplicación para Twitter, que facilita organizar en columnas diferentes a tus followers en función de diversos perfiles. Otras utilidades que uso son Twitterfeed y Twittermail.
5. Facebook también me está permitiendo gestionar contactos fácilmente, a nivel profesional y personal, junto con mis cuentas en Xing y LinkedIn.
6. Vimeo.com es la aplicación que uso para guardar en la “nube” los vídeos que me interesan, muchos de los cuales acaban insertados en el blog.
7. Delicious.com, un clasificador de contenidos sin el que ya no podría vivir
8. Download helper, un descargardor de videos, puede representar uno de los muchos complementos de Firefox que utilizo, como foxmarks,
9. Por supuesto, todas las aplicaciones y utilidades relacionadas con el mundo de los blogs: Wordpress (tras una migración desde Blogger hace unos meses), Tumblr, Feedblitz, Feedburner, Google Adsense, Google blogsearch, Technorati, etc.
10. Herramientas de trabajo colaborativo como las Wikis o los mapas mentales, aunque de momento no las uso con consistencia.
[Moviéndonos] En Moviéndonos que somos bastante tecnófilos y nos gustaría conocer qué elementos de tecnología usas, tanto hardware como software.
[Yoriento] Trabajo en mi casa con un portátil de 15´ Acer que trabaja en Vista, y me muevo con un ultraportatil Samsung NC10 de 10´con pantalla led, 160 GB con XP, y con una batería que dura hasta 5 horas a pleno rendimiento lo que me permite una gran movilidad junto a un modem USB de Vodafone. Uso Firefox en ambos ordenadores.
Por otro lado, un disco duro multimedia con 500 GB, me permite disponer de almacenamiento extra para guardar copias de seguridad del PC, y películas y series de televisión que veo en versión original con subtítulos.
Como curiosidad os comento que cambié mi ratón convencional por un TrackBall con rueda a la derecha que resulta realmente cómodo.
Y ya os contaré cómo “cambia mi vida” el Magic.
[Moviéndonos] En Moviéndonos estamos muy concienciados con la seguridad, creemos que aunque es importante para todo el mundo, aun lo es más para los trabajadores en movilidad y los autónomos. ¿Tú tienes algún sistema para proteger tus datos? ¿Algún sistema de backup?
[Yoriento] Mis backups de los Docs de Google los hacía “manualmente” hasta que empecé a utilizar Gears. Habitualmente suelo copiar mis carpetas de archivos frecuentes al disco duro multimedia por USB que por eso tengo siempre cerca del portátil, y una vez al mes hago una copia completa de todos los contenidos.
[Moviéndonos] Hablemos de horarios: ¿tienes horario fijo? ¿Eres flexible, o dejas cosas para los fines de semana? En definitiva, ¿cómo te organizas en el tiempo?
[Yoriento] Mantengo unos hábitos diarios y mi horario de trabajo es bastante extenso: en la administración de 8 a 15 horas, y por la tarde, generalmente entre las 16 y las 20.30 h. horas, desarrollo el resto de mis actividades especialmente relacionadas con proyectos de empleo, formación de orientadores y coachs, elaboración de publicaciones y la gestión de contenidos de OPR y Yoriento. Los fines de semana en que no viajo también suelo trabajar aunque de una forma más relajada. Por eso procuro viajar mucho
[Moviéndonos] Para saber organizarse y planificar correctamente el tiempo, ¿Qué cualidades ha de tener el trabajador?
[Yoriento] Creo que una buena planificación personal y profesional tiene más que ver con las técnicas y actividades de organización que uno puede aplicar que con sus propias cualidades y competencias. Por ejemplo, la psicología organizacional propone este método de productividad en 5 pasos que facilita gradualmente organizar la vida profesional y reducir la ansiedad que nos supone no cumplir con lo previsto.
1.Prioriza. Pregúntate “¿qué debería estar haciendo en este momento?”, y ponte con ello. Pregúntate también “qué me gustaría estar haciendo ahora” y resérvalo para el final de la sesión de trabajo que tengas prevista.
2.Empieza. Aunque pienses que “no tienes ganas” simplemente siéntate al menos durante 1 minuto delante del ordenador e inicia la tarea que tienes prevista. Comprobarás que continuar es mucho más fácil que empezar.
3.Lo primero es lo primero. Empieza tus sesiones de trabajo con las tareas prioritarias aunque te apetezcan menos que otras. Dedícales sólo 5 minutos y tras ese tiempo comprobarás que sigues trabajando en ellas.
4.Divide y vencerás. Si tienes entre manos un proyecto o una tarea muy grande conviértela en tareas más pequeñas.
5.Gradúa tu dedicación. Comienza tus sesiones programando a priori periodos breves de trabajo intercalados con descansos. Ve aumentando la duración de estos periodos a medida que te vayas sintiendo cómodo y más productivo. La graduación puede ser diaria y semanal.
Ha sido un placer charlar con los lectores de Moviéndonos. Espero que en Yoriento podáis encontrar los artículos y recursos que os interesen sobre búsqueda de empleo, orientación profesional, psicología y planificación laboral. Os invito a todos/as a hacer las consultas y comentarios que queráis.
Quiero despedirme con la historia del rey Pirro para recordar que antes de aprender a gestionar el tiempo con eficacia es importante elegir a qué queremos dedicar ese tiempo El fin es alcanzar el estilo de vida que quieres. Ser más productivo es sólo un medio.
Un filósofo cínico vivió largo tiempo en la Corte del rey Pirro. Pirro, que era un conquistador, una especie de Alejandro de los persas, estaba constantemente haciendo planes de invasión y de conquista. Un día llegó donde el filósofo, quién se encontraba tumbado a la sombra de un árbol en el jardín del palacio, y le dijo: – He hecho un plan y mañana mismo salgo con mi ejército. Vamos a cruzar el estrecho y a conquistar toda Grecia, todo el Peloponeso.
A lo cual respondió el filósofo: – Muy bien. Y después, ¿qué? – Después continuaremos adelante, hacia Italia, respondió Pirro. – ¿Y después?, interrogó nuevamente su interlocutor. – Pues seguiremos y procuraremos llegar hasta el final del mundo. – Bueno, muy bien, ¿y después? – Bueno, ya después habré conquistado todo el mundo.
-¿Y entonces qué?, volvió a preguntar el filósofo.
Y dijo Pirro:
-Entonces podré descansar.
Ante lo cual el filósofo concluyó:
-Bueno, si de lo que se trata es de descansar, por qué no te sientas aquí conmigo bajo este árbol y empezamos directamente, sin tanto trajín.
Y con esto damos por finalizada la entrevista, desde moviéndonos queremos dar las gracias por la genial entrevista de Alfonso, estamos realmente encantados y esperamos que a vosotros los lectores hayáis disfrutado tanto como nosotros con ella.
Más información | Blog de Yoriento
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super cuchis ese cel en rojo simplemente beio