Con este post damos comienzo a un aspecto que queremos potenciar desde moviendonos y que creemos que puede resultar muy interesa, se trata como habéis podido leer de las entrevistas. Vamos a entrevistar a personas relacionadas con el mundo de la productividad y sus diferentes metodologías, siendo GTD a día de hoy la más extendida. La idea es en la medida de lo posible tratar de conectar esta productividad con el trabajo en movilidad. Sin más preámbulos doy paso a la primera de las entrevistas, la de Alberto (Berto) Pena, quizá más conocido dentro de Internet como “Doctor Wasabi”.
No quiero extenderme demasiado en la introducción sobre Berto, porque seguramente me dejaría muchas cosas en el tintero, en realidad su mejor tarjeta de presentación es su web Think Wasabi, desde donde desde hace años ya nos da consejos para exprimir al máximo nuestros ordenadores Mac. Últimamente esta reenfocando el proyecto y mostrandonos consejos, tutoriales, programas y demás sobre la productividad en general y sobre la productividad en entornos Mac, término que el bautizó como “productivimac”. Sin más vamos a comenzar con la entrevista.
Entrevista a Berto Pena:
[Moviéndonos] Personalmente soy un gran fan de tu blog, Think Wasabi. En él has comenzado unas serie de artículos sobre metodología GTD y como organizarse con ciertos programas, todo enfocado para usuarios de Mac, sistema operativo del que eres usuario. Por todo ello si alguien quiere conocer tu metodología lo mejor es acudir a estos tutoriales, pero a modo de resumen para los lectores de este blog ¿En qué basas tu metodología de trabajo? ¿Es GTD puro? ¿O con alguna modificación?
[Berto] Durante mucho tiempo probé todo tipo de sistemas para organizarme y al final cada uno tenía su punto débil, unos más que otros. Desde que entendí el GTD (que es muy diferente a descubrirlo) toda la organización de mis tareas y proyectos cambió por completo. Sí utilizo un GTD “puro” pero soy el primero que animo a la gente a adaptarlo siempre a sus necesidades. Si hay algo que no te encaja en el método, cámbialo a tu gusto. Lo importante es que te sirva pero sólo como medio, el fin es lograr terminar las cosas a tiempo y sin agobios. De todos modos me gusta complementar el GTD con pequeñas anotaciones y diagramas, siempre con boli y papel. Pero en esencia lo que utilizo es GTD “puro y duro”.
[Moviéndonos] ¿Qué dispositivos usas para organizarte? ¿Y qué programas?
[Berto] Utilizo varios ordenadores (Mac en mi caso) y un iPhone. Viajo con relativa frecuencia así que para mí es fundamental poder acceder y gestionar mis tareas desde cualquier sitio y tener la tranquilidad de tenerlas sincronizadas siempre.
En cuanto a software he utilizado muchas aplicaciones. Últimamente he utilizado Things, de Cultured Code, pero en las últimas semanas me he encontrado utilizando (de nuevo) Remember the Milk, una aplicación web con una versión para iPhone bastante buena. En esto suelo insistir mucho: la aplicación, al igual que el método, tiene que servirte y valerte a ti, a nadie más. Utiliza aquella aplicación que de verdad te sirva para gestionar eficazmente tus tareas. Y si no te sirve, busca otra. Es mejor invertir algo de tiempo en probar aplicaciones que perpetuar un sistema ineficaz que en vez de ayudarte te arrastrará día a día y fomentará malos hábitos de organización.
[Moviéndonos] En Moviéndonos siempre hemos hecho gran hincapie en la seguridad de los datos, creemos que es un punto vital para un trabajador en movilidad, ya que se encuentra más expuesto. ¿Qué medidas de seguridad tomas tu? (Tanto frente a posibles perdidas de información (backup), como a posibles robos de esta (contraseñas, datos cifrados…))
[Berto] Es fundamental, sí. Y tengo la sensación de que a veces caemos en la excesiva confianza… hasta que un día nos pase algo. En Mac tenemos una muy buena aplicación de backup automático, pero la información verdaderamente importante la tengo copiada en varios sitios. Respecto a las contraseñas trato de utilizar distintas, modificarlas cada cierto tiempo e intentar que sean lo suficientemente complejas.
[Moviéndonos] Hablemos de horarios: ¿tienes horario fijo? ¿Eres flexible, o dejas cosas para los fines de semana? En definitiva, ¿cómo te organizas en el tiempo?
[Berto] Soy flexible en cuanto a los horarios pero siempre trato de fijarme unas horas mínimas y máximas. Nunca empiezo más tarde de las 8:30 ni termino más tarde de las 19:30 ó 20:00. A veces, si termino las tareas del día “cierro el kiosko” a las 17:00 o incluso antes, y procuro ir a dar un paseo por el parque, dedicarle dos horas a la lectura o planificar proyectos futuros, pero siempre alejado del teclado.
Igualmente si estoy atascado o la creatividad no fluye como debiera, paro y cambio de actividad… y luego retomo el trabajo después. Tengo la suerte de poder hacerme mi horario que, también, está al servicio del trabajo y la creatividad, no al revés. Los fines de semana trato de dedicarlos al ocio y mis hobbys: cine, fútbol, fotografía, lectura…
[Moviéndonos] Bajo tu punto de vista ¿Cualquier persona sirve para llevar a cabo una metodología de trabajo GTD o se debe cumplir un perfil de persona especial?
[Berto] Cualquier persona puede trabajar con el método GTD… o cualquier otro método que le valga. Requiere, eso sí, dos cosas fundamentales: entender (muy bien) en qué consiste el método y ser disciplinado y paciente a la hora de practicar el método.
El GTD y otros métodos son un profundo y radical cambio en nuestros malos hábitos de organización que llevamos arrastrando años y años. No podemos pretender aplicarlos y tener éxito de la noche a la mañana. Es como quien quiere adelgazar 20 kilos en dos semanas. Requiere disciplina y paciencia, pero es un precio que creo merece la pena pagar por obtener unos resultados “espectaculares”.
[Moviéndonos] En la misma línea de la anterior pregunta, ¿Crees que cualquier persona puede ser a priori un trabajador en movilidad o crees que se deben cumplir algunos requisitos para serlo?
[Berto] Cualquier persona puede trabajar en movilidad. Es cierto que hay trabajos que se prestan más que otros, pero si hablamos de las “tareas comunes”, como navegar u obtener información de la web, gestionar el correo, por supuesto gestionar las tareas o similares, cualquier persona puede hacerlo.
Es importante, bueno, diría que esencial, dar con las herramientas idóneas para hacerlo. Y además no utilizar demasiadas. Muchas veces caemos en la tentación de tener y no utilizar un montón de aplicaciones cuando podríamos reducirlo todo a dos o tres, a lo sumo. La efectividad de la movilidad no sólo reside en poder hacer las cosas “desde cualquier sitio”, sino hacerlo de forma ágil y eficiente. Y eso requiere, no sólo tener un portátil y una jabonera, sino las aplicaciones que de verdad nos sirvan.
[Moviéndonos] El entorno de trabajo siempre es importante, ya sea para un trabajador en una oficina, uno en una casa o donde sea. Los trabajadores en movilidad a veces nos vemos obligados a trabajar en lugares que no son muy optimos (un avión, una sala sin una mesa…), pero en otras muchas ocasiones tenemos libertad para elegir donde desempeñar nuestro trabajo, ¿Dónde te gusta trabajar a ti?, ¿Sueles cambiar a menudo? ¿O eres más de mantenerte siempre que puedas en un mismo lugar? y por último ¿Cómo es tu escritorio de trabajo?
Escritorio de trabajo de Berto
[Berto] Sí, la movilidad exige a veces trabajar en sitios insospechados y eso a veces va en contra de la concentración o la productividad. Trabajar en un avión o en una sala de espera de un aeropuerto, puede ser todo un reto… pero es posible conseguirlo. Sólo hay que desarrollar una pequeña “liturgia” que nos ayude: eliminar por supuesto todas las aplicaciones que tengan notificaciones (correo, Twitter, etc), tener bien a mano todas las aplicaciones e información que vamos a necesitar, ponerte música con auriculares (te ayudará a aislarte) y, sobre todo, dedicarte diez segundos antes de empezar a teclear con este pensamiento: “no me importa nada de lo que me rodea o si veinte personas pasan por delante de mí… este trabajo es lo que importa y tengo que terminarlo ahora”.
Personalmente trabajo mucho desde casa, aunque también voy con el Macbook Air a cuestas por el mundo. En casa tengo un despacho bien iluminado y una mesa de trabajo amplia y despejada. Creo que es muy importante ser ordenado y quitar del medio todo lo que no sirva para completar tu trabajo de forma eficaz, a tiempo y sin estrés. Una pantalla, un teclado, un libreta de hojas blancas y una taza de café. Lo demás es prescindible.
Al cabo del día leo (estudio) mucho, generalmente libros de productividad y llamados de auto-ayuda (no me gusta nada la palabra), así que a menudo dejo mi escritorio y me voy a un cómodo sofá a leer o al parque que tengo junto a casa. Intento ponérselo fácil a la creatividad y la imaginación.
Y con esto finalizamos la primera de las entrevistas de productividad, desde aquí agradecer enormemente a Berto el rato que nos ha dedicado y espero que a vosotros los lectores os haya resultado la entrevista tan interesante como a mi. Como complemento a la entrevista os invito a ver su screencast de introducción al GTD que me parece algo que toda persona que se inicie o quiera iniciarse en el GTD debería ver: GTD fácil. A ver si de la mano de expertos como los que entrevistamos conseguimos mejorar nuestra productividad gracias a sus ideas.
Página de Berto | Think Wasabi
Más información | Especial de productividad en Think Wasabi
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super cuchis ese cel en rojo simplemente beio