Daniel Aguayo es director técnico en una empresa de servicios y desarrollo en movilidad de Barcelona. Buscando mejorar la organización de su trabajo y el de su equipo ha profundizado en el tema de la gestión del tiempo y la productividad personal, sobre los que escribe en su blog Du Tudú, una de las referencias en castellano acerca de esta temática y en el que comparte con nosotros su valiosa experiencia en este campo.
Entrevista a Daniel Aguayo:
[Moviéndonos] Buena parte de los contenidos de tu blog, DuTudú, giran en torno a la metodología GTD ¿qué es lo que la hace tan especial? ¿qué es lo que te ha hecho decidirte por ella en lugar de cualquier otra?
[Du Tudú] Son varios los aspectos que me han atraído de GTD. Para empezar, es una metodología que no se queda solo en la gestión de tareas, sino que cubre muchos aspectos, desde el estado mental hasta la planificación de objetivos a largo plazo, pasando por el entorno de trabajo. Otras metodologías no son tan completas o tienen una visión más simplista, que enseguida se queda corta ante retos algo mayores. Además, casi todo lo que propone GTD es de sentido común; me he encontrado con gente que, sin saber nada de GTD, estaban aplicando el 90% de lo que se explica en el libro.
[Moviéndonos] Bajo tu punto de vista ¿A cualquier persona le es útil GTD o se debe cumplir un perfil de persona especial, vale para cualquier entorno/tipo de trabajo?
[Du Tudú] Una de las cosas buenas que tiene GTD es que es una metodología, una guía muy completa, y no un sistema en sí. Esto quiere decir que cada uno puede crearse un sistema GTD amoldado a sus necesidades. Por tanto, sea cual sea tu perfil o tu área de trabajo, hay una forma en la que puedes aplicar GTD para que te sea cómodo y útil, y que tampoco será exactamente igual que la de tu compañero de al lado. Sé de gente muy constante que lo usa, otros que son ordenados y les funciona, y también estoy yo, que no soy ni una cosa ni la otra pero me va muy bien GTD. Y respecto al tipo de trabajo lo mismo, se puede usar desde trabajos más mecánicos hasta los más creativos (hay quien critica que GTD no sirve para la creatividad, pueden preguntar a Miguel de Luis (sabiavida.com) cómo hizo su novela).
[Moviéndonos] ¿Qué dispositivos usas para organizarte con GTD (móviles, agendas electrónicas, ordenador, libretas)? ¿Y qué programas, qué soluciones de software, tienes una fija, vas probando y cambiando?
[Du Tudú] Siempre estoy probando distintas opciones, no sólo para comentarlo en Du Tudú sino porque me gusta ver cómo se puede aplicar GTD con herramientas muy distintas entre sí. En concreto, ahora mismo estoy gestionando las listas de próximas acciones con tarjetas de cartulina y Google Tasks. Como calendario uso el de Google sincronizado con un iPhone (siempre que puedo, busco opciones que me permitan trabajar cómodo en un ordenador, y llevármelas en el bolsillo para consultarlas sobre la marcha). Papel siempre para desarrollar ideas, mejor en una libreta de la que pueda arrancar las hojas, y como almacén digital de textos, Evernote.
[Moviéndonos] En Moviéndonos siempre hemos hecho gran hincapié en la seguridad de los datos, creemos que es un punto vital para un trabajador en movilidad, ya que se encuentra más expuesto. ¿Qué medidas de seguridad tomas tu? (Tanto frente a posibles perdidas de información (backup), como a posibles robos de esta (contraseñas, datos cifrados…))
[Du Tudú] La mayoría de mis herramientas son distribuídas. En el trabajo, todo lo que hago acaba en un repositorio, que además de copia sirve de histórico de cambios. El resto de información siempre la llevo sincronizada en al menos un par de dispositivos (como los calendarios o el archivo de Evernote), y regularmente hago copias en un disco externo. Ahora estoy evaluando mantener una copia “en la nube”, por tener una copia físicamente lejana a mi entorno. Respecto a los robos de información, no hay más que seguir las recomendaciones básicas sobre el uso de contraseñas, intentar estar lo más informado posible sobre las herramientas que uso y ser prudente (por ejemplo, no uso el mismo ordenador para trabajar que para el ocio, juegos, etc.)
[Moviéndonos] Hablemos de horarios: ¿tienes horario fijo? ¿Eres flexible, o dejas cosas para los fines de semana? En definitiva, ¿cómo te organizas en el tiempo?
[Du Tudú] Creo que la mejor definición es decir que no tengo un horario estricto. Sí me marco unos horarios de referencia, porque ni puedo dejar de trabajar lo necesario ni puedo olvidarme de mi parte personal, pero la frontera es muy difusa. Creo que hoy en día la separación de vida laboral y personal ha de ser más flexible, y el trabajo a estas alturas no se debería medir por horas sino por resutados: la gran idea para un proyecto puede surgir en la cola del supermercado o leyendo unos feeds, pero un día quizá deba ausentarme un rato en la oficina para hacer una gestión.
[Moviéndonos] No sé si tienes un lugar fijo de trabajo o si te mueves con frecuencia, o incluso si divides tu tiempo de trabajo entre tu casa y tu oficina ¿Dónde te gusta más trabajar?, ¿Sueles cambiar a menudo? ¿O eres más de mantenerte siempre que puedas en un mismo lugar? y por último ¿Cómo es tu escritorio de trabajo?
[Du Tudú] Salvo eventos especiales, reparto el trabajo entre la oficina y mi casa. Como trabajo dentro de un equipo, ambos lugares de trabajo son importantes. La oficina para mantener la relación y la comunicación directa con los compañeros, y en casa para dar empujones más fuertes a los proyectos. Quizá con un trabajo de freelance tiraría más por quedarme en casa que en una oficina compartida. Me gusta tener los mismos sitios de trabajo durante temporadas: ir a trabajar cada día a una cafetería distinta me desorientaría, no me daría la sensación de familiaridad con el entorno que me gusta para concentrarme; pero un cambio del puesto dentro de la oficina o de casa cada muchos meses es muy motivador. Como casi todo lo que hago es con el ordenador, intento mantener mi escritorio sólo con las bandejas para GTD, el ordenador portátil y los accesorios que use depende de la ubicación (monitor externo, ratón, etc.).
[Moviéndonos] ¿Crees que cualquier persona puede ser a priori un trabajador en movilidad o crees que se deben cumplir algunos requisitos para serlo?
[Du Tudú] Creo que cualquiera puede trabajar en movilidad, siempre que se plantee antes si va a cumplir sus compromisos laborales. Esto parece evidente, pero lo primero que piensa la gente desde fuera es que trabajar fuera de la oficina es hacer lo que uno quiere. Si eres de los que sólo trabaja cuando el jefe está en la oficina, ni lo intentes; tampoco vas a engañar a nadie.
[Moviéndonos] ¿separas vida personal y laboral? ¿crees que es posible, bueno/malo para la productividad?
[Du Tudú] No hago una separación estricta, pero me gusta medir la dedicación a cada una. Puedo trabajar un fin de semana porque sea necesario o me apetezca, pero también se ha de gestionar el trabajo de forma que los demás entiendan que no todo son urgencias. Es distinta la flexibilidad para trabajar que estar las 24 horas pendiente del trabajo. Para la productividad es algo positivo siempre que se respete la vida personal, aprovechar un momento de inspiración el fin de semana puede suponer arrancar un proyecto que te dé trabajo durante meses.
[Moviéndonos] Buena parte de nuestro trabajo gira hoy en día alrededor de Internet, como lugar en el que encontrar y en el que depositar información y, sobre todo y cada vez más, como sistema de comunicación (correo electrónico, Twitter, mensajería instantánea). ¿Qué sistemas/servicios utilizas para comunicarte a través de la red? y, tanta información y vías mediante las que contactar ¿no afectan a tu productividad? ¿Trucos o estrategias para aislarte cuando necesitas centrarte en un proyecto o trabajo?
[Du Tudú] Como cualquier otra herramienta, las de comunicación pueden ser fantásticas para la productividad, o un agujero negro que nos atraiga a la procrastinación. Yo uso el correo electrónico, twitter y la mensajería instantánea, Facebook algo menos, y la verdad es que les saco mucho provecho. Twitter me ha sorprendido especialmente durante este año, me ha aportado mucho. ¿El truco? Tratarlo como lo que son, herramientas. Dedico un tiempo limitado a cada uno, los proceso como bandejas de entrada de mi sistema GTD y sé lo que busco de cada uno de ellos. Una vez procesados, los cierro. Si no lo hago así, pasan de ser una herramienta a ser un generador de interrupciones, justo lo contrario de lo que necesitamos para ser productivos.
Finalizada la entrevista sólo nos queda agredecer a Daniel su buena disposición y la paciencia que ha tenido con nosotros, así como recomendaros que no dejéis de visitar su blog, una gran fuente de información y consejos para todos los interesados en la productividad.
Más información | Du Tudú
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super cuchis ese cel en rojo simplemente beio