El Canasto es uno de los blogs de productividad más seguidos en el mundo hispanohablante y, curiosamente, lo regenta el holandés Jeroen Sangers. Dice en su presentación que “su holgazanería natural le hace a experto en productividad personal” y así lo demuestra día a día, aplicando las recetas del método GTD en su vida diaria y buscando herramientas y consejos para que sus lectores podamos seguir mejorando.
En Moviéndonos hemos querido que Jeroen nos diera sus propias impresiones sobre el trabajo en movilidad, los métodos de gestión de tareas, el uso de la tecnología para mejorar nuestro trabajo y la posibilidad de que esté se lleve bien con nuestra vida personal. Y, cómo no, hemos disfrutado sabiendo cómo Jeroen Sangers consigue ser menos “holgazán”.
¿Cómo consigues organizarte de un modo eficiente?
La vida es imprevisible e imposible de planificar. Cualquier momento puedes recibir una llamada que te obliga cambiar completamente tus planes para hoy. No siempre puedes ser eficaz, pero sí que puedes estar preparado. Para mí las claves son siempre tener un bloc de notas a mano para capturar cualquier idea, tener mis objetivos bien definidos y cada semana reservar una hora para hacer mantenimiento a mis listas y mi sistema.
¿Te consideras un tecnoadicto, al menos en cuestiones de productividad? ¿Utilizas también herramientas no digitales dentro de tu método de productividad?
Sí, me gusto la tecnología, y siempre quiero probar nuevas aplicaciones y herramientas. Para mí la gran ventaja de la tecnología de productividad es la facilidad en que puedes reorganizar tus acciones y citas. Las únicas herramientas no digitales que uso son un bloc de notas para capturar ideas y un archivador para guardar facturas, manuales y otro material de referencia.
¿Qué elementos de tecnología usas? Hardware, software, dispositivos móviles. En definitiva, ¿cómo es tu sistema perfecto de GTD?
En la oficina trabajo con una versión bastante tuneado de Microsoft Outlook, con el complemento GTD y varios macros que me hacen la vida más fácil. Además uso OneNote para almacenar mis notas y ActiveWords para lanzar aplicaciones y documentos, corregir fallos de ortografía y sustituir textos.
En casa tengo un macbook y uso iCal para mis citas, OmniFocus para gestionar mis acciones, Evernote para mis notas, Typinator para sustituir textos y QuickSilver para un montón de otras cosas.
Además siempre llevo un móvil sencillo, un bloc de notas y un bolígrafo (Pilot G-2) conmigo.
¿Tienes algún sistema para proteger tus datos? y algún sistema de backup?
Siempre guardo mis datos sensibles de forma cifrado en mis ordenadores. Además uso Carbonite para mis copias de seguridad. Carbonite siempre funcione en segundo plano y guarde todos mis ficheros en los servidores de Amazon.
En cuanto a horarios, ¿sueles tener horarios fijos, eres flexible, dejas cosas para los fines de semana? ¿Cómo es un día habitual de trabajo?
Trabajo en una empresa de software, dónde se requiere mi presencia todos los días laborables. Habitualmente empiezo mi día a las 7 planificando mi día mientras tomo un café a casa. Después proceso mi correo y trabajo un poquito en mi blog hasta la hora de ir a la oficina. En la oficina tengo una rutina similar: primero planifico mi día y proceso mi correo y luego empiezo a trabajar según el calendario y la lista de acciones. Habitualmente salgo de la oficina a las 19:00. Nunca llevo trabajo a casa, aunque muchas veces envío correos a mi buzón profesional con recordatorios para sacar ideas de mi cabeza.
¿Has logrado conciliar la vida laboral y la familiar? ¿Te has sorprendido a ti mismo trabajando más tiempo del que esperabas por distracciones en el hogar?
No creo que realmente se puede separar la vida laboral de la vida personal. Mientras estás en la cola del supermercado puede ser que estás pensando en la reunión con el cliente importante que vas a tener mañana y si estás procesando tu correo electrónico en la oficina estás pensando en las vacaciones de verano. La clave está en tener tus metas claras y ser consciente de que cada vez que eliges hacer una tarea en concreta también eliges NO hacer todas las otras tareas. Más que conciliar la vida laboral y la vida familiar debes buscar el equilibrio entre los varios objetivos en tu vida.
¿Es la disciplina el principio básico de cualquier sistema de productividad? ¿Se necesita estar hecho de una pasta especial o cualquier persona puede lograrlo?
Yo creo que cualquier persona puede mejorar su productividad, si realmente quiere hacerlo. No necesitas disciplina, solo un poquito de “perseverancia” para cambiar tus hábitos. Si no tienes mucho disciplina simplemente debes implementar el sistema de productividad paso por paso, y mantener cada cambio de hábito durante un periodo de 30 días.
¿Crees que se valora de igual manera el trabajo en la oficina que el que se hace fuera?
Aun existen muchas empresas que piensan que la productividad de una persona está directamente relacionada a las horas trabajadas. Habitualmente estas empresas quieren controlar al detalle el trabajo que hace cada empleado y no dejan que la gente trabaja fuera de la oficina. Afortunadamente cada vez hay más gerentes conscientes de los factores que realmente influyen la productividad personal: la felicidad del trabajador, la clara definición de objetivos a corto y largo plazo y una buena comunicación. La manera, la hora y el lugar de trabajo realmente no son tan importantes.
¿Qué ventajas crees que presenta el trabajo en movilidad para el propio trabajador? ¿Y para la empresa?
Hay varias ventajas. La felicidad es con diferencia el factor más importante en la productividad. Si los trabajadores pueden trabajar desde casa o cualquier otro sitio y así evitando el tráfico, las interrupciones en la oficina y combinar mejor el trabajo con sus responsabilidades a casa, serán más felices.
Además el trabajador móvil puede ajustar mejor su horario laboral a su ritmo biológico. No todos tenemos nuestros momentos más eficaces al mismo momento del día y por tanto no tiene sentido trabajar a las mismas horas.
El beneficio para la empresa es una reducción de gastos porque ya no necesitan una oficina tan grande, y además un aumento de productividad.
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super cuchis ese cel en rojo simplemente beio