Para muchos trabajadores, el teléfono sigue siendo una de las herramientas imprescindibles en su día a día. Es una herramienta muy útil que nos permite ponernos en contacto con clientes, proveedores, trabajadores,… de forma rápida y sencilla, pero que mal utilizado se puede volver en contra nuestra.
Y es que no hay nada peor que pasarse horas al teléfono para que nuestra productividad se resienta y estemos perdiendo tiempo que podamos dedicar a otras tareas. Cuidado, no siempre las llamadas largas son improductivas, sino que debemos tener una buena organización para que no se conviertan en ello.
Mi principal recomendación es realizar todas las llamadas de forma agrupada. No quiere decir que todas las llamadas del día las tengamos que hacer a la misma hora, pero sí que intentemos agruparlas en lugar de hacerlas “a salto de mata”. Algo parecido a lo que deberíamos hacer con el correo electrónico, aunque eso es tema de otra entrada.
Por ejemplo, preparar tres bloques de llamadas: a primera hora, a media mañana y antes de comer, y marcarnos un máximo de tiempo para realizarlas nos ayudará a no perder el tiempo con ellas. También nos ayudará a ello el preparar previamente las llamadas.
Tener claro el tema o temas de los que queremos hablar es muy importante para no desviarnos en conversaciones intranscendentes. Además, la llamada debería ser casi el último recurso al que acudir. ¿Por qué llamar si podemos solucionarlo con un correo electrónico que nos ahorrará tiempo?
Ahora bien, una llamada telefónica también puede ser un sustituto de una reunión. No hagamos desplazamientos, gastos y pérdida de hora si podemos solucionar un tema por teléfono o por correo electrónico. A veces, una reunión es imprescindible, pero si no aporta más beneficios que costes debemos buscar otra solución.
También es muy importante saber cortar una conversación a tiempo. Muchas veces las conversaciones acaban derivando en temas triviales o de poca importancia y, por no resultar impertinentes, aguantamos con ella hasta que nuestro interlocutor acaba. En este punto debemos ser educados pero inflexibles y saber cortar a tiempo. Nos ahorrará muchas horas y dolores de cabeza.
Finalmente, no siempre que recibimos una llamada tenemos que cogerla. De hecho, si estamos realizando una tarea importante o que requiere concentración, lo ideal sería desatender el móvil, dejarlo en silencio y olvidarnos de él. Ya devolveremos las llamadas una vez tengamos finalizado lo prioritario.
El buzón de voz puede ser una buena ayuda en este caso, pues nos ayudará a saber rápidamente de que quería hablar nuestro interlocutor y priorizar las llamadas que debemos devolver.
Así pues, como con el resto de herramientas, debemos hacer un buen uso de nuestro teléfono, de forma que sea una ayuda a nuestro trabajo y no un impedimento para ser más productivos.
Algunas ideas son de Jesús Encinar.
Imagen de angelrravelor.
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super cuchis ese cel en rojo simplemente beio